Onze locaties

Hier kunt u de verschillende locaties van Rhenus selecteren. U kunt kiezen tussen landen, locaties en diensten.

  • Individuele oplossingen voor veilig documentbeheer.

    HET VEILIG BEHEREN VAN DIGITALE EN PAPIEREN DOCUMENTEN. HOE DOE JE DAT?

    VIER TIPS

HET VEILIG BEHEREN VAN DIGITALE EN PAPIEREN DOCUMENTEN. HOE DOE JE DAT? VIER TIPS

Veilig documentbeheer. Vier tips

In mei 2018 was de AVG een hot item in bijna elke organisatie. Inmiddels zijn we allemaal een Privacy Statement rijker en is de hype er af. Alle commotie heeft er echter wel voor gezorgd dat we ons veel bewuster zijn van de vertrouwelijke gegevens die we beheren en de bescherming daarvan. En die bewustwording wordt ook nog eens bijna dagelijks gevoed met praktijkgevallen waarbij vertrouwelijke gegevens zijn gelekt.

Vier tips voor veilig documentbeheer.

Rhenus Data Office Systems Netherlands is gespecialiseerd in documentlogistiek, archiefopslag  en datavernietiging. Hieronder geven we u VIER TIPS om uw digitale en papieren documenten veilig te beheren, te archiveren en ook veilig te vernietigen als de bewaartermijn verstreken is. 

Vier tips voor het veilig beheren van papieren en digitale documenten.

Een digitaal systeem en toch weer papieren documenten?

Vier tips voor veilig documentbeheer.

Veel organisaties hebben inmiddels stappen ondernomen om documenten zoveel mogelijk digitaal te ontvangen, te maken en op te slaan. Ook Rhenus heeft inmiddels heel wat dossiers voor klanten gedigitaliseerd die nu via het Rhenus systeem of via een eigen systeem van de klant te benaderen zijn.

Dan denkt u het goed geregeld te hebben, maar hoeveel mensen vinden het niet prettig om toch even wat uit te printen. En wat krijgt u nog allemaal binnen via leveranciers en klanten dat nog niet gedigitaliseerd is? Waar belanden die papieren documenten? In een ordner? In de prullenbak? Thuis bij het oud papier? Veilig documentbeheer betekent dat u de documentenstroom goed inzichtelijk moet krijgen en daarna de ‘gaten’ moet dichten met veilige maatregelen. Daarmee kunnen we u op allerlei fronten helpen. Zo plaatsen we bij bedrijven afgesloten containers die we op afgesproken tijden of op afroep komen ledigen!

Documentbeveiliging op de werkvloer.

Papieren documenten digitaliseren? Doe het slim!

Het digitaliseren van dossiers voor een veilig documentbeheer.

Bij de opstart van een digitaal systeem vindt bijna altijd ook een inhaalslag plaats. Bestaande papieren dossiers worden gedigitaliseerd. Daarbij is het belangrijk dat u zich realiseert dat het digitaliseren van oude dossiers tijdrovend, kostbaar en vaak onnodig is. Rhenus heeft daarvoor een oplossing: wij digitaliseren alleen de dossiers die u nog vaak nodig heeft. De rest bewaren we in één van onze beveiligde en geconditioneerde archiefopslag gebouwen in Nederland. Via een online systeem zijn die papieren dossiers voor u gemakkelijk terug te vinden en kunt u op afroep een digitale versie opvragen, Scan on Demand, of we brengen het papieren dossier naar u toe.

Uw fysieke archiefbeheren? Reken eens uit wat het u kost!

Uw fysieke archief beheren? Reken eens uit wat het u kost!

Rhenus digitaliseert uw dossiers en beschikt over een digitaal archiefsysteem waar uw dossiers in kunnen worden opgeslagen.

Archiefopslag in eigen huis brengt vaak risico’s met zich mee en vergt mankracht en ruimte. Laat Rhenus eens voorrekenen wat het kost om uw archief bij ons op te slaan en vergelijk dat eens met uw eigen kosten. Waarschijnlijk komt u er achter dat u met externe archiefopslag bij Rhenus geld kunt besparen en het is ook nog eens veel veiliger. Zo zijn onze medewerkers gescreend, volgen we een strikte en gecertificeerde beveiligingsprocedure en voldoen we aan de strengste eisen en wetgeving. Rhenus beschikt over alle certificaten.

Het vernietigen van papier en datadragers direct bij u op uw locatie in onze shredderwagen.

Veilige papiervernietiging of vernietiging van datadragers? Direct op uw locatie!

In de Rhenus shredderwagen worden direct op uw locatie uw papieren documenten en digitale datadragers geshredderd.

Is uw afgesloten container voor papieren documenten of voor datadragers vol? Of is de bewaartermijn van documenten in uw archief verstreken? Dan rijdt de Rhenus mobiele shredderwagen naar u toe om direct op uw locatie het papier of de datadragers veilig en gecertificeerd te vernietigen. Daar ontvangt u een Vernietigingscertificaat van.
 
Rhenus voldoet aan de strengste en hoogste veiligheidseisen. Wij werken conform de AVG wetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Al de aan ons aangeboden informatiedragers, papier of harde data, worden vernietigd volgens DIN norm 66399, veiligheidsklasse 4, 5, 6 of 7. Bovendien zijn wij OPK, CA+, ISO9001, ISO 9001:2008, ISO 9001:2015, ISO/IEC 27001, ISO 50001 en ISO 21964 gecertificeerd.

Informatie video Veilig documentbeheer

 

MEER TIPS OF INFORMATIE?

Betrouwbaarheid, flexibiliteit en service zijn onze sleutelwoorden. Onze dienstverlening biedt u vele mogelijkheden.

Voor meer informatie of een offerte gaat u naar een van onze websites en vult u het contactformulier in of bel ons direct: +31 (0)88 7308230.

Printen

Documentbeheer uitbesteden? Vraag direct informatie aan.

Het beheer van uw documenten uitbesteden? Klik op de bovenstaande button voor een adviesgesprek, meer informatie of een vrijblijvende offerte.
Vraag bij Rhenus Van der Velde Archiefopslag informatie over document beheer. Rhenus kan u ontzorgen daarin.
Meldt u hier aan voor de Rhenus E-Nieuwsbrief.

Rhenus Documentlogistiek

Zinkwerf 27
2544 EC Den Haag
Telefoon: +31 (0)35 678 2010
mailto: sales@rhenus-docu.nl