Documentbeheer door Rhenus Documentlogistiek, onderdeel van de Rhenus Groep: veilig en efficiënt.

Het veilig, zeker en efficiënt verwerken, archiveren, beheren, opvragen, opslaan en vernietigen van vertrouwelijke documenten is een focus van Rhenus Documentlogistiek.

Veilige, zekere en efficiënte archivering, archiefopslag, archiefbeheer en documentbeheer. Papieren en digitale documenten. U kunt uw documentenbeheer veilig uitbesteden aan Rhenus. Daarin hebben we veel ervaring, ook voor bedrijven en organisaties die ten aanzien van de veiligheid zeer veeleisend zijn. Uw gegevens zijn bij Rhenus goed beschermd. 

Voor bedrijven is het een hele uitdaging om de opslag, de archivering, van zowel papieren als digitale documenten volgens wettelijke voorschriften uit te voeren. Door de nieuwe wetgeving AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming, worden bij bedrijven en organisaties processen opnieuw bekeken. Het betreft persoonsgebonden bestanden, persoonsbescherming, maar ook gevoelige data van het eigen bedrijf, moeten goed worden beschermd. Rhenus heeft zich overigens al lang gecommiteerd aan de AVG en kan deze verordening ook voor alle diensten voor haar klanten borgen.

Is de bewaartermijn van uw documenten verstreken dan moet u ze conform de AVG veilig vernietiging. Ook die vernietiging is bij Rhenus in goede handen, zie onze website Rhenus Papiervernietiging, Archiefvernietiging. 

Hoewel er al langer sprake is van digitale, papierloze bureaus, stijgt het volume van papieren bestanden nog steeds. Veel zakelijke documenten zijn tegenwoordig digitaal beschikbaar, ze worden echter nog steeds veelvuldig geprint, om ze te lezen, in fysieke vorm op te slaan of met de hand van notities te voorzien. Van betrouwbaar en efficiënt documentenbeheer is in veel organisaties nog geen sprake. Rhenus Documentlogistiek, onderdeel van de Rhenus Groep, is gespecialiseerd in het digitaliseren, archiveren, beheren en opslaan van vertrouwelijke documenten op papier en digitaal. Wij helpen u graag met uw documentenbeheer. 

Wettelijke voorschriften voor documentbeheer

De wet schrijft voor hoe er met privacygevoelige informatie moet worden omgegaan. Op ieder moment moet dit tegen onbevoegde toegang en wijziging en verlies worden beschermd. Dit geldt ook voor document archivering en archiefvernietiging. Op kantoren bevindt zich veel gevoelige informatie, waarvan het beheer wettelijk is geregeld. Hiertoe behoren zowel klantencontracten, onderzoeks- en ontwikkelingsrapporten, patiëntendossiers, verzekeringsdossiers, medische dossiers en kredietdossiers als andere gevoelige informatie.

Ook in het kader van documentbeheer is het noodzakelijk om rekening te houden met de risico’s van de wettelijk geregelde bewerking en beheer van data. Op het gebied van documentbeheer moeten alle individuele data worden gekwalificeerd en geclassificeerd. Alleen hieruit kunnen de juiste maatregelen voor hun archivering, opslag en beheer worden afgeleid.

Beveiliging van vertrouwelijke documenten en datadragers

Als experts op het gebied van documentbeheer en archivering hebben wij ons gespecialiseerd in de omgang met gevoelige data. Wij bepalen voor u de waarde van de documenten en nemen de benodigde maatregelen om uw gegevens zoveel mogelijk veilig te stellen. Bij de omgang met uw documenten ten behoeve van de archivering, maken we gebruik van onze efficiënte geautomatiseerde systemen en zorgen voor geoptimaliseerde en gestandaardiseerde archiefprocessen. Uw documentenbeheer is bij ons in goede en veilige handen.

Data opslag

Naast het beheer van papieren documenten bieden wij ook de vakkundige data opslag, storage, van allerlei soorten data dragers aan.Hiertoe behoren: