Onze locaties

Hier kunt u de verschillende locaties van Rhenus selecteren. U kunt kiezen tussen landen, locaties en diensten.

  • Uit archiefopslag bij Rhenus in beveiligde archief opslag gebouwen

    Externe archiefopslag

    Professioneel, veilig en efficiënt in beveiligde archiefopslag gebouwen.

Externe archivering

Externe archiefopslag in geconditioneerde en beveiligde gebouwen.

Professionele externe opslag van dossiers waarover u 24/7 kunt beschikken. Gecertificeerd en veilig. 


Met bedrijven of organisaties die erover denken om hun archiefbeheer uit te besteden, gaat Rhenus graag aan tafel. Het is onze expertise en er is veel mogelijk. Ons advies is afgestemd op de wetgeving, de regels en andere wensen en eisen die specifiek voor uw branche of uw organisatie zijn. Qua veiligheid voldoen wij aan de hoogste normen. Qua toegankelijkheid bieden we verschillende oplossingen. Onze gebouwen zijn beveiligd en niet toegankelijk, behalve door onze eigen medewerkers die stuk voor stuk zijn gescreend en werken volgens gecertificeerde veiligheidsprotocollen. 

De externe archivering van documenten, in welke vorm dan ook, in een van onze uitstekend beveiligde archieven, veilige archief opslag gebouwen, biedt bedrijven een hele reeks voordelen. Bedrijven concentreren zich tegenwoordig liever op de eigen kerntaken en geven de tijdrovende eigen archivering uit handen aan Rhenus Documentlogistiek. Verspil geen tijd meer aan archiveren of een lange zoektocht naar uw documenten en profiteer van de kennis van een professionele documentbeheer specialist. Door de externe archivering van uw zakelijke documenten verbetert u uw document management en documentbeheer. Uw extern archief is bij Rhenus Documentlogistiek in professionele handen. En u kunt 24/7 uw dossiers bij ons opvragen: Scan on Demand.

Wij garanderen u flinke kostenbesparingen op het archiveren en beheren van dossiers door gestandaardiseerde werkprocessen en een uniforme infrastructuur. Daarbij profiteert u ook van de gunstige ligging van onze beveiligde archieven in Nederland, Duitsland en verschillende andere Europese landen.

Externe archivering van uw dossiers: ideaal en veilig

Bij Rhenus kunnen naast papieren dossiers, ook alle digitale informatie- en gegevensdragers worden gearchiveerd en zijn uw digitale documenten veilig. Onze high-security gecertificeerde archiefgebouwen zitten vol met klassieke documenten, mappen, akten, tekeningen en archiefkartons tot elektronische gegevensdragers in alle soorten en maten, microfilms etc. Met onze hulp worden uw vaak verplichte zakelijke processen ten aanzien van documentbeheer en document management veel efficiënter en dalen de kosten flink. Want wij nemen werk van uw over, dat niet tot uw kerntaken behoort.

Onze gecertificeerde beveiligde archieven voldoen aan de strengste veiligheidseisen. We bieden met een ultramodern online archiefsysteem, dat in high-security en highend datacenter in Nederland wordt gehost, volkomen transparantie van uw documenten- en akten bestanden. Elke beweging van een document wordt elektronisch geregistreerd in ons archiefsysteem en beschermd tegen wijzigingen, zodat de status van het document op elk moment kan worden gecontroleerd.

Bovendien beschermen wij zo goed mogelijk tegen onrechtmatige toegang, diefstal, brand- en waterschaden. Wij garanderen dat uw gevoelige gegevens conform de hoogste veiligheidsstandaards worden bewaard. Hiervoor zijn we conform ISO 9001, ISO 27001 en GLP gecertificeerd.

Outsourcing van archivering en documentbeheer op maat bij Rhenus Documentlogistiek 

Bij het documentbeheer luisteren we naar uw wensen. Daarom maken we eerst een gedetailleerde inventarisatie van uw processen, uw bestanden en voeren we een veiligheidsanalyse uit. Alle eisen en wensen worden gedetailleerd in kaart gebracht, om een op maat gemaakt projectplan op te kunnen stellen. Zo kan het voorkomen dat we u adviseren om een deel van uw fysieke archief te digitaliseren omdat die documenten veel opgevraagd worden, doch om een andere deel fysiek te laten omdat het digitaliseren onnodige kosten met zich meebrengt. 

Dankzij ons digitale webportaal ‘BNP‘ kunt u nog steeds volledig gebruik maken van uw documenten. De daartoe gerechtigde personen kunnen vanaf uw PC op elk moment online zoeken naar het document en de actuele status opvragen. Bovendien kan elk dossier eenvoudig door de geautoriseerde gebruiker worden besteld. De dossiers of afzonderlijke documenten worden afhankelijk van het afgesproken serviceniveau in digitale vorm via het webportaal of als origineel door onze eigen koerierservice aangeleverd.

De werkwijze van externe archivering: transparant, snel en flexibel

Uw documenten worden, conform de door u gewenste veiligheidsgraad, overgebracht naar een van onze uitstekend beveiligde archieven. Daarbij wordt elk dossier in ons archiefsysteem geregistreerd en voorzien van een unieke barcode. Met behulp van deze code wordt het dossier meteen gekoppeld aan de locatie in het magazijn. De registratie omvat criteria als afdeling, kostenplaats, inhoud en vernietigingsdatum. Op verzoek kunt u maximaal veertig extra ‘klantspecifieke’ kenmerken toevoegen, waarnaar de geautoriseerde gebruiker via het webportaal kan zoeken. Door de koppeling met de archief opslaglocatie kunnen de dossiers of  individuele documenten snel en doelgericht worden geraadpleegd: indien nodig binnen enkele minuten.

Uw voordelen bij de externe archivering en archiefopslag van documenten bij Rhenus Archiefopslag

  • Uiterst veilig;
  • Conform AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming;
  • Lagere kosten en meer efficiëntie door de externe archivering van documenten;
  • Uitgebreid netwerk van uitstekend beveiligde archieven in handen van Rhenus;
  • Professioneel projectmanagement voor de outsourcing van documenten;
  • Transparantie over de dossiers en documenten;
  • Permanente toegang tot dossiers en documenten;
  • Best practice door de archivering van meer dan 10 miljard documenten.

Printen

Externe archivering of externe archiefopslag? Vraag direct informatie of een offerte aan!

Informatie aanvraag
Meldt u hier aan voor de Rhenus E-Nieuwsbrief.

Rhenus Documentlogistiek

Zinkwerf 27
2544 EC Den Haag
Telefoon: +31 (0)35 678 2010
mailto: sales@rhenus-docu.nl