Onze locaties

Hier kunt u de verschillende locaties van Rhenus selecteren. U kunt kiezen tussen landen, locaties en diensten.

  • Uw documentmanagement uitbesteden aan Rhenus. Professioneel, veilig.

    Document management

    Rhenus: uw professionele en gecertificeerde partner.

Document management

Rhenus Documentlogistiek - Rhenus Archiefopslag, gecertificeerd in document-management!

Document management, op papier of digitaal? Laat u adviseren door Rhenus. Voor veel bedrijven en organisaties zijn wij de professionele en gecertificeerde partner op het gebied van documentmanagement.

Document management is een belangrijk onderdeel van uw document beheer. 

Documenten archivering, digitaal of op papier, wordt voor bedrijven steeds belangrijker. Het woord document management is bij veel bedrijven al een bekend begrip. Document management wordt niet alleen belangrijker omdat er steeds meer documenten komen en mensen die snel moeten kunnen opslaan en terugvinden. Het belang is de laatste tijd toegenomen door steeds meer wettelijke regelingen voor de archivering, opslag en het gebruik van de data, vertrouwelijke gegevens en de bescherming van persoonsgegevens. Denk aan de nieuwe Europese wetgeving voor gegevensbescherming, de AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming. Uw document-management moet aan strenge eisen voldoen. De bescherming van data, data beheer, speelt hierbij een doorslaggevende rol. Om de eigen data en die van klanten te beschermen heeft de beveiliging van de documenten de hoogste prioriteit bij document-management. Toch ontbreekt bij veel bedrijven de benodigde kennis en uitrusting. De beveiliging van documenten leidt tot meer administratie en daarmee tot hogere kosten. Document management is nodig om hier effectief en efficiënt mee om te gaan en u deze hoge kosten te besparen.

Veilige documenten archivering

Een ander aspect in document management is de beveiliging bij de eventuele digitalisering, de archivering en de opslag van dossiers. De aanschaf van geschikte systemen en archieven voor een veilig en betrouwbaar document management is duur en vereist veel plaats. Daarnaast lopen bedrijven die zelf verantwoordelijk zijn voor de archivering van documenten een hoger risico bij document-management. Zoals het verlies van documenten door diefstal, vuur- en waterschade en beschadiging van data door ongeautoriseerde toegang. Hiervoor bieden wij met onze veiligheidsarchieven, beveiligde archiefopslag, uitkomst. U heeft volledig overzicht over het gehele bestand, want dankzij onze geautomatiseerde processen wordt iedere beweging van dossiers, fysieke dossiers vastgelegd. Bovendien kunt u met behulp van ons online archief op elk gewenst moment van de gearchiveerde documenten gebruik maken. Alle belangrijke informatie is op deze manier steeds voorhanden. Document management dient veilig, effectief en efficiënt te zijn. 

De veilige archivering van documenten wordt vaak belemmerd door:

  • Beperkte opslagruimte;
  • Ongestructureerde datasystemen;
  • Gebrek aan transparante data;
  • Gebrekkige ICT-infrastructuur van het archief.

Vraag een adviesgesprek aan

U kunt uw document management met Rhenus Documentlogistiek veilig en professioneel regelen. Een gespecialiseerde dienstverlener op het brede gebied van document-management. Rhenus Documentlogistiek bekijkt graag samen met u wat voor uw organisatie of bedrijf de meeste effectieve en efficiënte manier van werken is binnen de wettelijke eisen en regelingen, databescherming en privacy wetten.

Rhenus Documentlogistiek heeft de beschikking over gestructureerde datasystemen, document management systemen, en biedt u document management op maat. Samen met u bekijken we uw datastroom en zetten deze af tegen uw wettelijke en branchespecifieke regels en wetten. We bekijken samen waarmee Rhenus Documentlogistiek u in het gehele proces van document management en breed, documentbeheer, kan helpen. Zo kunnen we u bijvoorbeeld de externe data opslag uit handen nemen, of de digitalisering van documenten. Maar we kunnen u ook helpen bij de interne gegevensopslag in uw eigen archiefopslag of het 24/7 ter beschikking hebben van fysieke en digitale dossiers.

Externe documenten archivering – optimale oplossingen

Bij het beheer van vertrouwelijke documenten in een extern archief, externe archiefopslag, is extern document management in de meeste gevallen de meest voordelige en veilige oplossing.  Dankzij onze streng bewaakte archieven en onze bijzondere infrastructuur kunnen wij u de meest efficiënte documenten archivering aanbieden. U bespaart hiermee kosten en kostbare tijd en kunt de ruimte weer ergens anders voor gebruiken. Wij verlichten uw administratieve taken en zorgen ervoor dat uw personeel tijd heeft voor de uitvoering van kerntaken.

We bieden op maat gemaakte diensten in iedere gewenste omvang. Met de ‘Scan On Demand‘ service kunt u 24/7 belangrijke fysieke dossiers direct opvragen. Daarnaast verzorgen wij ook het scannen van aparte documenten en helpen u met het bouwen van een archief waar veel opgevraagde dossiers worden gedigitaliseerd. Rhenus heeft zelfs een afdeling Document redding. Daar worden door water of schimmels beschadigde documenten hersteld.

Interne dossier, archiefopslag – efficiënt gebruik

Behalve de externe archivering van documenten verzorgen wij ook het beheer van dossiers op locatie, interne archiefopslag. Indien u genoodzaakt bent om uw documenten in de buurt van uw administratie op te slaan of in de buurt van mensen die de dossiers af en toe in willen zien, kunt u van onze professionele expertise gebruik maken. Wij beheren ter plekke uw documenten archief, uw dossiers en uw registratie. Met behulp van ons efficiënte automatiseringssysteem optimaliseren wij de interne processen van uw documenten archief. In ons document management systeem combineren we de voordelen van documenten-outsourcing met de voordelen van interne documenten opslag.

Rhenus Documentlogistiek integraal documentbeheer

Volledige documenten verwerking, digitalisering, archivering, document management en archiefvernietiging onder een dak:

  • Digitalisering (scannen) van uw documenten;
  • Documenten archivering;
  • Document management;
  • Documenten vernietiging.

Onze documentenlogistiek is volledig op uw behoeften afgestemd. Documentbeheer waar u direct profijt van heeft.

Printen

VRAAG DIRECT EEN ADVIES GESPREK AAN!

Neem contact op met Rhenus voor een adviesgesprek.

Rhenus Documentlogistiek

Zinkwerf 27
2544 EC Den Haag
Telefoon: +31 (0)35 678 2010
mailto: sales@rhenus-docu.nl