Veelgebruikte archieven en papieren documenten zijn in de regel nog altijd in het eigen bedrijfspand aanwezig. De meeste mensen vinden dat prettig zo'n fysieke documenten opslag in de buurt. De kleine fysieke afstand tot bijvoorbeeld de administratie documenten zorgt weliswaar voor snelle toegang, maar vermindert de concentratie op kerntaken. Bovendien is de veiligheid ten aanzien van de vertrouwelijke informatie vaak minder goed geregeld en is het fysiek archiveren van gegevens ook tijdrovend. Met de ingang van mei 2018 geldt de Europese AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming, deze wetgeving vervangt de Europese richtlijn 95/46 Artikel 17 en regelt strikt uw verplichting om vertrouwelijke gegevens te beschermen.

Van een papieren naar een digitaal archief

Gelukkig wennen mensen steeds meer aan het hebben van alleen een digitaal archief. Een extern archief met een veilig digitaal documentenbeheer proces. Een digitaal archief helpt u bovendien bij de optimalisering van ineffectieve arbeidsprocessen. Rhenus Documentlogistiek, onderdeel van de Rhenus Groep, kan uw fysieke archief omzetten naar een digitaal archief, u helpen bij het digitaliseren van uw archief. We leveren de gedigitaliseerde dossiers in de door u gewenste vorm aan. Vooraf bekijken we in welk systeem deze bestanden moeten passen. Uw digitaal archief kunt u ook extern bij Rhenus veilig laten beheren. Dat kan op onze eigen datadragers en een afgeschermde server, of in de Cloud. Daarvoor beschikken we over een online archiefsysteem. Wij digitaliseren archieven voor bedrijven en organisaties en beheren dit digitaal archief in eigen veiligheidsarchieven. Dit zijn highend en high-security datacenter in Nederland. Uw digitaal archief is bij Rhenus overigens heel snel toegankelijk, en wordt in overleg met u zo ingericht dat uw mensen direct begrijpen waar ze welke documenten kunnen vinden. De digitalisering van archieven is bij Rhenus Documentlogistiek in deskundige handen!

Digitaal archief met revisiezekerheid van uw documenten

In het kader van Business Process Outsourcing hebben wij de afgelopen jaren het externe beheer van veel actieve digitale archieven overgenomen. Heeft u gekozen voor een offline server, dan kunnen wij, dankzij onze geautomatiseerde arbeidsprocessen u toch dagelijks beveiligd voorzien van duizenden documenten uit uw archief. Bij digitale archivering garanderen wij de revisiezekerheid van documenten. De voortgang van het digitaliseringsproces is gebruiksvriendelijk en beveiligd gedocumenteerd. Op verzoek bewaren we uw gedigitaliseerde documenten in ons elektronische online archief. Ook daar is eenvoud en veiligheid goed geregeld.

Digitaal archief: alle voordelen op een rij

• Standaardisering en optimalisering van dossiergebruik;
• Transparante kosten: u betaalt de stukprijs voor geleverde diensten;
• Verlichten van administratieve taken;
• Concentratie op de kerntaken;
• Ruimtebesparing;
• Veilige archief opslag en beheer van documenten;
• Datahosting in gecertificeerde computercentrum in Nederland.

Vraag een adviesgesprek aan!

Wilt u precies weten hoe digitale archivering werkt? Wat het digitaliseren van archieven voor uw organisatie inhoudt? Wat de voordelen van een digitaal archief zijn? Hoe het digitaliseren van uw documenten werkt? Wat digitalisering van uw archief inhoud? Hoe het proces verloopt bij het aanvragen van documenten uit uw digitaal archief? Hoe veilig uw digitaal archief bij Rhenus is? Of we ook uw datadragers kunnen beheren en hoe? Rhenus Documentlogistiek adviseert u graag. Vul het contactformulier in en we nemen zo spoedig mogelijk contact met u op. Bellen mag uiteraard ook.