Document management en datamanagement is een must geworden. Dat was al zo, maar komt door de nieuwe Europees geldende AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming, nu extra onder de aandacht. Bedrijven en organisaties zijn alert op het beheer en archiveren van vertrouwelijke gegevens en documenten. Maar niet alleen digitaal. Ook papier speelt in het bedrijfsleven nog steeds een grote rol. Verbazingwekkend genoeg stijgt het volume van papieren bedrijfsdocumenten nog steeds. Zelfs documenten, die ook digitaal beschikbaar zijn, worden nog vaak om verschillende redenen geprint. Indien men deze deels gevoelige informatie volgens de wettelijke voorschriften wil archiveren, dan zijn hiervoor vaak grote inspanningen vereist.

Hierbij dient zich de vraag aan, hoe met papieren dossiers en digitaal opgeslagen informatie in het kader van data bescherming moet worden omgegaan. Digitale datadragers kunnen een grote hoeveelheid zeer gevoelige data opslaan op een zeer klein oppervlak. Daarom is het des te belangrijker, om bij de opslag van data rekening te houden met voorschriften op het gebied van de bescherming van onder meer persoonsgegevens.

Beschermen van persoonsgegevens op maat

Persoonsgebonden data moeten altijd worden beschermd tegen onbevoegde toegang, wijziging of verlies. Die wet is nu Europees vastgelegd. Daarin wordt ook verwezen naar de plicht om gegevens te vernietigen als bijvoorbeeld de wettelijke bewaartermijn verstreken is. Daarom werkt Rhenus volgens de regelgeving op het gebied van veiligheid in de ICT en zijn we uitgerust met een ISO 27001 certificaat.

De omgang met privacygevoelige data is wettelijk vastgelegd. Alle andere gevoelige, vertrouwelijke, interne data en documenten moeten worden geclassificeerd en gekwalificeerd. Afhankelijk van het resultaat worden passende maatregelen genomen voor de documenten archivering. In overleg met onze klanten ontwikkelen we specifieke, op maat gemaakte concepten voor databescherming en document management. Met andere woorden Rhenus focust zich op Intergraal Document beheer. Of het nu gaat om de bewerking, opslag of vernietiging van digitale of gedrukte documenten.

Wij zijn gespecialiseerd in het beheer van gevoelige bedrijfsdocumenten en waardevolle documenten. Hiertoe behoren bestanden met privacygevoelige gegevens.

Voor onze klanten beheren we bovendien:

• Onderzoeks- en ontwikkelingsrapporten;
• Klantencontracten;
• Juridische papieren;
• Financiële papieren;
• Verzekeringspapieren;
• Insolventiepapieren;
• etc.

Laat u door ons adviseren op het gebied van datamanagement en databescherming! Neem contact op met Rhenus Documentlogistiek.