Jump to region and choose your preferred country / region
Switch to your chosen country or regional website and discover our services for each location. You will have a choice of different languages.
Visit our corporate website
For more information about our global services and offers, visit Rhenus.Group.
Africa
De manier waarop wij uw fysieke archief opzetten en beheren, is helemaal afhankelijk van uw wensen. Rhenus adviseert u daarin en kijkt daarbij vooral naar hoe uw organisatie met het archief omgaat. Worden de papieren dossiers zelden of nooit meer geraadpleegd? Of juist vaak? Of sommige delen wel, andere delen niet? De meest slimme oplossing in de zin van snelheid en kosten, hangt ondermeer van deze factoren af. Zo gebeurt het regelmatig dat vaak opgevraagde dossiers worden gedigitaliseerd en via ons beveiligde systeem direct inzichtbaar zijn, en dat de andere dossiers gewoon fysiek worden opgeslagen totdat de wettelijke bewaartermijn is verstreken.
Elk fysiek archiefstuk van onze klanten, of het nu gaat om documenten, dossiers, datadragers of archiefdozen, bevat kenmerken die in combinatie met de archief opslaglocatie in ons automatiseringssysteem worden vastgelegd. Daarvoor gebruiken we een barcodesysteem. Uw archief wordt bij binnenkomst met de hand verwerkt aan de hand van op voorhand en in nauwe samenspraak met u, vastgelegde indexcriteria. Bovendien is de archiefopslag in onze gebouwen gesorteerd naar klant of gebeurt door middel van een dynamisch opslagsysteem. Deze manier van archiefbeheer in onze archiefopslag bespaart ruimte. Dankzij deze efficiënte werkwijze zijn alle items uit uw archief gemakkelijk en snel terug te vinden. U kunt altijd items opvragen. Die bezorgen we fysiek, of we maken een scan en sturen u de digitale versie, dat noemen we Scan on Demand.
Dankzij ons efficiënt archiefbeheersysteem hebben onze klanten snel toegang tot hun archief. Via de snelle digitale service Scan on Demand, of we leveren binnen 24-uur de originele documenten. Uiteraard gelden voor het opvragen van documenten ook strenge veiligheidseisen en autorisatie richtlijnen. Daar maken we van te voren goede afspraken over en stellen onze systemen daar op in. De toegangsgeschiedenis blijft ook na de vernietiging van de documenten in het automatiseringssysteem opgeslagen, waardoor deze altijd volledig valt te achterhalen. Zowel ons archiefbeheer systeem als onze processen zijn gecontroleerd en gecertificeerd volgens ISO 9001 en ISO 27001.
We spreken vooraf met u af welke documenten en datadragers uit uw archief na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijnen vernietigd moeten worden. Dat gebeurt ook in de gesloten procedure van Rhenus, namelijk ter plekke op de locatie van uw archief. U ontvangt een Vernietigingscertificaat als bewijs.
Naast dat u op ruimte en mankracht bespaard, betekent veilig en veeleisend archiefbeheer ook de aanschaf en inzet van beveiligingstechnologie, een complexe infrastructuur en een revisie zekere organisatie van het totale documentenbeheer. Deze investering is noodzakelijk als u uw documenten en data wilt beveiligen. Als u kiest voor Rhenus dan bespaart u al deze kosten en kunt u vertrouwen op een veilig en betrouwbaar archiefbeheer.
Vul het contactformulier in en we nemen snel contact met u op.
Contactformulier