Onze locaties
Hier kunt u de verschillende locaties van Rhenus selecteren. U kunt kiezen tussen landen, locaties en diensten.
-
Documentbeheer
Individuele oplossingen voor veeleisend document- en archiefbeheer.
Wij adviseren u graag!
Integraal documentbeheer en archiefbeheer
Aan het beheer van zeer gevoelige data worden hoge eisen gesteld. Bij de omgang met privacygevoelige informatie moeten wettelijke voorschriften in acht worden genomen. Denk aan de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Maar veel van onze relaties eisen in het kader van de vertrouwelijkheid en bescherming van hun dossiers meer. Daarom is het belangrijk, om tijdens de verwerking en vernietiging van deze documenten de hoogste eisen te stellen aan de beveiliging en bescherming van de data. Dit noemen we bij Rhenus Documentlogistiek 'Veeleisend Documentbeheer en Archiefbeheer'. In het geval van eigen beheer van archieven met bedrijfsinformatie betekent dit de aanschaf en inzet van beveiligingstechnologie, een complexe infrastructuur en een revisie zekere organisatie ervan. Deze kosten voor documentenbeheer en archiefbeheer kunt u besparen als u zich tot een gespecialiseerde dienstverlener wendt.
Als experts op het gebied van documentbeheer en archiefbeheer verzorgen wij branche overschrijdende, voordelige, veilige, individuele en complete oplossingen.
Rhenus Documentlogistiek kan op maat uw totale documentenbeheer of delen daarvan uit handen nemen. Van het eventueel digitaliseren van uw archief, document management, interne archivering, externe archivering in high-security fysieke archieven en archiefopslag, tot het 24/7 veilig en snel aan u beschikbaar stellen van uw dossiers via scan on demand. Ook is Rhenus Documentlogistiek gespecialiseerd in state-off-the-art digitale archivering. Uw digitale archief koppelen wij aan bijzondere toekomstbestendige software en plaatsen dit op betrouwbare servers in één van onze beveiligde datacenter.
Zijn de wettelijke bewaartermijnen voor uw papier documenten verstreken, dan kan Rhenus Datavernietiging voor de papiervernietiging of archiefvernietiging zorgdragen. Gaat het om digitale datadragers? Ook die kan Rhenus tot minuscuul kleine stukjes shredderen op een 100% veilige manier.
Bescherming van vertrouwelijke gegevens
Rhenus: gespecialiseerd documentlogistiek, van A tot Z.
Digitaliseren van dossiers
Rhenus Data Office Systems is gespecialiseerd in het digitaliseren van dossiers.
Individuele oplossingen voor documentbeheer en archiefbeheer
Op het gebied van documentbeheer behoort archivering tot onze kerncompetenties. Wij leveren een groot aantal verschillende en op maat gemaakte diensten. Of het nu gaat om extern dossieropslag in streng beveiligde Rhenus Documentlogistiek-archieven of intern dossier- archiefopslag bij u op kantoor: wij bieden diverse professionele oplossingen voor de archivering van uw documenten.
Archivering, archiefbeheer en archiefopslag extern
Onze archieven zijn uitgerust met de modernste techniek en bieden maximale data bescherming. Bij externe archivering worden uw documenten naar een van deze archieven overgebracht, stuk voor stuk in onze archiefsystemen geplaatst en voorzien van een barcode. Door deze werkwijze kan iedere beweging van het document eenvoudig worden nagezocht waarmee een hoge mate van transparantie wordt gegarandeerd.
Archivering en archiefopslag intern
Indien u toch op uw eigen pand bent aangewezen voor de archiefopslag van uw documenten of dossiers, dan zorgen onze kennis en onze gestandaardiseerde processen voor een verlaging van de kosten en voor zekerheid. U betaalt geen huur voor de ruimtes, maar slechts een vergoeding voor de door ons geleverde infrastructuur. Laat u informeren hoe eenvoudig en veilig documentenbeheer in de praktijk kan zijn.
Digitaal archief – nieuwe methodes
Een digitaal archief, digitale archivering, is op dit moment de meest efficiënte oplossing voor documentbeheer. U bespaart kosten voor de opslag van papier en heeft op elk gewenst moment toegang tot de documenten.
Snelle toegang tot digitaal archief
Volledige digitalisering van papieren bedrijfsdocumenten levert niet altijd economisch voordeel op. Daarom hebben wij het product ‘actief dossier‘ ontwikkeld. Dit houdt in dat veel gebruikte dossiers en documenten door onze scanservice worden gedigitaliseerd. Op aanvraag stellen we het benodigde dossier of document zeer snel ter beschikking. Maar ook dossiers die niet op voorhand zijn gedigitaliseerd kunt u 24/7 snel ter beschikking krijgen. Fysiek, dan brengen we ze snel naar u toe, of digitaal, dan maken we direct een scan en stellen die u ter beschikking. Dat noemen we Scan on Demand.
Voor welke manier u ook kiest, we staan garant voor maximale beveiligingsstandaarden en een constante databescherming. Daarbij bieden wij u de meest voordelige en veiligste vorm van dossier archivering.
Storage, opslag, van datadragers
Ook op het gebied van de storage, opslag, van data dragers bieden wij veelomvattende oplossingen voor ieder vorm van data dragers. Of het nu gaat om elektronische backup-media zoals databanden, harddisks, harde schijven, tapes, MODs, WORMs, CD-ROMs, DVD-ROMs of microfiches en microfilms: wij garanderen een veilige opslag. Door een gecertificeerde opslag van data dragers gaan wij dataverlies, diefstal en onjuiste vormen van opslag tegen. De archiefopslag vindt plaats in brandwerende ruimtes met airconditioning in onze beveiligde archieven. Het vervoer naar de archiefopslag locaties gebeurt in neutrale voertuigen met airconditioning. De opslag van data dragers is de perfecte aanvulling op de externe archiefopslag van dossiers.
Zodra de bewaartermijn van de datadragers is verstreken en u ze 100% veilig wilt vernietigen, kan Rhenus Documentlogistiek daarvoor het hierin gespecialiseerde bedrijf Rhenus Datavernietiging inschakelen. Het vernietigen van harde schijven en andere datadragers is hun specialiteit.
De voordelen van extern documentbeheer en extern archiefbeheer in één oogopslag
- Minder administratie;
- Minder eigen ruimte;
- Maximale beveiligingsstandaarden;
- Uniforme opslag;
- De documenten zijn binnen enkele minuten beschikbaar;
- Processen voldoen aan de wettelijke voorschriften op het gebied van databescherming;
- Fijnmazig netwerk van standplaatsen;
- Kostenbesparing.
