DE OPSLAG EN HET BEHEER VAN UW ARCHIEF EXTERN UITBESTEDEN?

Archiefopslag, archiefbeheer en document management op maat: onze focus

OPSLAG VAN UW ARCHIEF BIJ RHENUS? DAT IS ARCHIEFRUIMTE HUREN MET VEEL TOEGEVOEGDE WAARDEN!

DE VOORDELEN VAN EXTERNE ARCHIEFOPSLAG OP EEN RIJ:

• Kostenbesparend;
• Ruimtebesparend;
• Locaties door heel Nederland en andere landen in Europa;
• Veiliger: beveiligde gebouwen, geautoriseerde toegang, gescreende medewerker;
• Strikte geheimhouding;
• Beveiligingsniveau op maat. Ook hoogste beveiligingsklasse;
• Geconditioneerde gebouwen;
• Bescherming tegen inbraak, brandschade, waterschade, calamiteiten en ongedierte;
• Opslag afhankelijk van frequentie van raadplegen;
• Opslag van papier, films, foto’s, tapes, microfiches, CD’s, harde schijven en andere datadragers;
• Geautomatiseerde opslag archief;
• Online archief opvraagsysteem;
• Uw archieven geïndexeerd op niveau van archiefdoos en dossiers in archiefdoos;
• Maatwerk op gebied van digitalisering, bewaartermijnen en vernietigingsdata;
• Dossiers zijn 24/7 op te vragen;
• Snelle en veilige aanlevering fysieke dossiers;
• Scan on Demand: snelle digitale aanlevering dossiers;
• Gegevensbescherming conform AVG of hogere eisen;
• Gecertificeerd ISO 9001:2015, ISO/IEC 27001, ISO 50001, ISO/IEC 21964-2018;
• Gecertificeerde vernietiging na verloop bewaartermijn volgens strengste Europese DIN 66399 norm, gecertificeerd CA+, NAID AAA

Uw vragen

Wat is het meest efficiënt? De opslag van mijn archief intern of extern?

Er is een aantal factoren dat bepalend is voor uw keuze om de opslag van uw archief uit te besteden aan een professionele en gecertificeerde partner:

1. De opslag van uw archief extern kan efficiënter zijn als de vierkante meterprijs van uw kantoor hoger ligt dan bij het huren van een externe archiefruimte;
2. Uw eigen archiefruimte is niet beveiligd en de noodzakelijke beveiliging van vertrouwelijke documenten in uw archief is te kostbaar om zelf intern te regelen;
3. Uw eigen archiefruimte is niet geconditioneerd;
4. Het is intern bij u lastig te organiseren om vertrouwelijke documenten of dossiers uit het archief snel op te vragen. Fysiek of via Scan on Demand;
5. Extra archiefservices zoals digitalisering van documenten die regelmatig geraadpleegd zullen worden, archiefbeheer, Scan on Demand, haal- en brengservice en documentbeheer, zijn voor u niet realiseerbaar of te duur om zelf professioneel op te zetten.

Rhenus beschikt over diverse high-security geconditioneerde archiefopslag gebouwen in Nederland en stemt de oplossing voor uw archief op maat met u af!

Moet ik mijn archief analoog laten of moet ik mijn archief laten digitaliseren?

Het digitaliseren van uw archief is een dienst die ook Rhenus verleent, alleen is het niet altijd slim om uw gehele archief te digitaliseren. Veel documenten die nu nog op papier staan en bewaard moeten worden, worden zelden of nooit meer geraadpleegd. Het digitaliseren daarvan is derhalve niet alleen een kostbare, maar ook inefficiënte oplossing. Door het efficiënte archief- en documentbeheer van Rhenus kan Rhenus u 24 uur per dag, 7 dagen in de week, de beschikking geven over dossiers in uw archief. U kunt ze snel en veilig opvragen. Rhenus komt ze fysiek brengen of scant ze voor u in om ze vervolgens digitaal aan te leveren. Dit laatste noemen we Scan on Demand.

Wat gebeurt er met het archief als de bewaartermijn verstreken is?

Wettelijk bent u verplicht om bijvoorbeeld uw administratie 7 jaar te bewaren. En misschien heeft u wel een ander archief dat u levenslang wilt bewaren? Of korter dan 7 jaar? Rhenus stemt met u precies af wat uw eisen zijn ten aanzien van de bewaartermijnen. Is de bewaartermijn verstreken dan krijgt u een seintje van Rhenus. Rhenus kan dan eveneens zorgen voor de veilige, volgens de strengste Europese normering DIN 66399, vernietiging van uw archief. Ook deze archiefvernietiging behoort tot het totaal pakket van Rhenus. Rhenus is verder CA+ en NAID AAA gecertificeerd en beschikt over de ISO 9001 en ISO 27001 certificering. 

UITGEBREIDE INFORMATIE OVER UW ARCHIEFOPSLAG BIJ RHENUS

Veilige archief opslag in beveiligde archiefopslag gebouwen

Uw archief extern opslaan? Archivering, archiefopslag, archiefbeheer en document management is de belangrijkste competentie van Rhenus Archiefopslag, onderdeel van de Rhenus Groep. Document management betekent bij Rhenus Documentlogistiek de opslag en het beheer van gevoelige zakelijke documenten in beveiligde archieven. Uw extern archief is bij ons in goede handen, maar ook bij uw interne archivering helpen onze medewerkers u graag. Over het huren van archiefruimte, een archief opslaan, veilig archief beheer en digitaal documentenbeheer waar u 24/7 bij kunt, kan Rhenus u alles vertellen.

Archivering en archief opslag volgens de hoogste veiligheidseisen

Een extern archief? Een archiefruimte huren? Externe archief-opslag? Onze archief opslag voldoet aan de hoogste veiligheidseisen van onze klanten. Naast alle wensen die onze klanten aan de opslag van hun archief stellen, de wettelijke voorschriften voor vertrouwelijke documenten en het bewaren van documenten, nemen wij ook branche specifieke richtlijnen voor de veiligheid van documenten en data in acht. Onze expertise in archivering, in documentbeheer en archiefopslag loopt hierbij uiteen van individuele gevallen tot grote internationale projecten.

Veiligheidsarchieven

Wilt u archiefruimte huren? Voor een extern archief? Bij uw zoektocht naar archiefruimte om te huren komt er in het geval van vertrouwelijke documenten veel bij kijken. Om aan de hoge eisen voor externe archiefopslag van onze klanten te kunnen voldoen, zijn onze archiefopslag gebouwen uitgerust met de modernste beveiligingstechniek waardoor we consequent de bescherming van de documenten kunnen waarborgen. Dankzij gestandaardiseerde, ICT-gestuurde processen kan er snel en op ieder gewenst moment van ons documentenarchief gebruik worden gemaakt. Meer dan 15.000 klanten in binnen- en buitenland maken gebruik van onze archieffunctie en hebben ons meer dan 10 miljard documenten toevertrouwd ter bewaring in onze veiligheidsarchieven. Wij bewaren documenten zowel voor grote bedrijven en openbare instellingen als voor advocatenkantoren, huisartsenpraktijken en het midden- en kleinbedrijf. De opslag van uw archief is bij ons in betrouwbare en professionele handen!

Document management

Werkwijze bij de archivering en opslag van documenten

Elk archiefstuk van onze klanten, of het nu gaat om documenten of archiefdozen, bevat een uniek kenmerk dat in combinatie met de archief opslaglocatie in ons automatiseringssysteem is vastgelegd. De documenten worden met de hand verwerkt aan de hand van op voorhand individueel vastgelegde indexcriteria. De archief opslag van documenten in onze veiligheidsarchieven is gesorteerd naar klant of gebeurt door middel van een dynamisch opslagsysteem. Deze manier van document management en archiefbeheer in onze archiefopslag bespaart ruimte en zorgt bij het opvragen van documenten voor een efficiënte werkwijze met de hieraan verbonden tijdsbesparing.

Voordelen van het outsourcen van uw archivering, archiefbeheer en externe archiefopslag

De gerealiseerde kostenbesparing door externe archivering, externe archiefopslag en extern archiefbeheer komt natuurlijk ten goede aan onze klanten. Uit eigen ervaring blijkt dat er een steeds grotere vraag is naar externe archivering, extern archiefbeheer en externe archief-opslag. Het outsourcen van document management, archivering, archiefbeheer en archief opslag betekent bij Rhenus Documentlogistiek eenzelfde of hogere kwaliteit tegen heel vaak gunstigere prijzen dan wanneer het door de klant zelf wordt verricht.

Document management systeem

Via ons zelf ontwikkelde automatiseringssysteem, een document management systeem,  hebben onze klanten snel toegang tot het documentenarchief. Op deze manier kunnen documenten van achter het eigen bureau snel worden doorzocht of besteld. Dankzij onze snelle Scan on Demand service krijgt u de gewenste documenten binnen korte tijd digitaal aangeleverd. Voor originele documenten geldt een levertijd van maximaal 24 uur.

De toegangsgeschiedenis blijft ook na de vernietiging van de documenten in het automatiseringssysteem opgeslagen, waardoor deze altijd volledig valt te achterhalen. Zowel ons systeem als onze processen zijn gecontroleerd en gecertificeerd volgens ISO 9001 en ISO 27001.

Meer informatie of een offerte aanvragen voor het uitbesteden van archiefopslag en document management?

Bent u geïnteresseerd in onze diensten op het gebied van document management, archivering, archief beheer of archiefopslag in onze veilige archiefopslag gebouwen of heeft u behoefte aan een persoonlijk gesprek? Bel ons of maak dan gebruik van ons contactformulier.